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Consejos para que el azulejo mejore la gestión de los impagados en el extranjero

  • Consejos para que el azulejo mejore la gestión de los impagados en el extranjero
31.05.2022 13:54

El presente artículo tiene por objeto informar a las empresas exportadoras del sector cerámico de los diversos problemas con los que nos encontramos a la hora de proceder al recobro internacional, y que podrían tener una solución relativamente fácil, maximizando así las posibilidades de recobro.

Confiamos en que los siguientes consejos puedan ser útiles para facilitar lo que, de otra manera, puede ser un proceso largo y tedioso.

Todo lo que exponemos a continuación no son meras elucubraciones teóricas, sino que están basadas en la experiencia práctica del equipo de Credilex al lidiar con problemas similares a los expuestos, en más de 60 países del mundo.

Ha de reconocerse que buena parte de las trabas que surgen en el momento de la reclamación de la deuda vienen agravados por cuestiones que están en la propia génesis o nacimiento del contrato (entiéndase como tal también la compraventa formalizada por email), por lo que nos parece conveniente repasar algunos de los defectos más frecuentes, que pueden ser fácilmente subsanados en los protocolos de actuación de las empresas.

I. Aspectos a tener en cuenta en el momento de la formalización de la operación de compraventa

Somos conscientes de que el día a día está marcado por prácticas arraigadas y que introducir cambios es siempre complicado, pero consideramos que nuestra obligación es informar sobre ello.

Tampoco desconocemos que a los agentes comerciales que actúan en cada una de las plazas extranjeras les interesa cerrar la operación cuanto antes para generar su comisión, lo que en ocasiones lleva a que la operación se concluya casi “de cualquier forma”. Sobre este concreto particular, nuestra recomendación sería hacer partícipe al agente del riesgo que para la empresa entraña el cobro efectivo de la operación. Y ello se lograría, tal vez, distribuyendo la comisión del agente de la siguiente forma: una parte cuando se cierra la operación y otra cuando la empresa cobra (aunque ello pudiera conllevar tener que incrementar levemente la comisión del agente).

Resulta igualmente conveniente, aplicar un poco más de cuidado al comprobar la identidad de la empresa compradora en el momento de iniciar las relaciones comerciales con cualquier potencial nuevo cliente. Aunque aparentemente sea algo evidente y lógico, es muy recomendable que se verifique que el comprador es quien dice ser. Y es que, por extraño que pueda parecer, nos hemos encontrado con casos en los que detrás de la “mercantil” compradora no había más que una persona física, ya que la denominación con la que operaba en el tráfico no pertenecía a una sociedad sino que era un simple nombre comercial carente de personalidad jurídica.

En cuanto a la forma de hacer esta verificación, conviene solicitar del comprador o directamente nosotros, el equivalente de lo que sería una nota simple en el Registro mercantil u oficina que cumpla las mismas funciones en el país del comprador.

Adicionalmente, habrá que tener la certeza de que la persona que actúa y contrata (o firma) en nombre de la empresa compradora, efectivamente tiene poder para ello. Esto es algo que debe hacerse tanto en clientes nuevos (o, sobre todo en clientes nuevos), como en clientes ya consolidados, para comprobar, cada cierto tiempo, que sus poderes siguen vigentes.

También en el momento de gestionar el pedido del material es aconsejable extremar la precaución. En este sentido, no está de más asegurarse de tener por escrito la solicitud de material (“el pedido”) del comprador, a poder ser, en un documento firmado a tal efecto; si no, al menos un mensaje de correo electrónico. Y no bastaría con que sea nuestro agente el que nos pase un correo y nos diga que determinado cliente nos “ha pedido x número de palets de tal o cual material”, sino que tendrá que ser un mensaje remitido directamente por la empresa compradora.

¿Y todas estas precauciones por qué? Porque alguna ocasión, en el momento de hacer la reclamación del impagado, nos encontramos con situaciones en las que el deudor alega que él no efectuó el pedido.

2. Cautelas en el momento de la entrega de la mercancía

Somos muy conscientes de las dificultades que supone disponer de la documentación de entrega firmada por el deudor (albaranes de entrega, CMR...), ya que en la mayoría de los casos esa documentación se queda en manos de la empresa de transporte.

Puestos a desear, lo ideal sería pedir a la empresa de transporte que nos envíe una copia del documento de entrega firmado por el deudor. Ello probablemente será más fácil cuando el transporte lo ha contratado el vendedor, pero se complicará cuando el transporte lo contrata el comprador. Y, probablemente, la cosa entraña dificultad añadida cuando intervienen más de un transportista en la operación (varios transportistas por carretera, o transporte multimodal marítimo, y otra vez carretera).

Es cierto que, llegado el caso, se podría tratar de solicitar judicialmente que se requiera a las empresas de transporte que intervinieron en la operación que entreguen la documentación de las referidas operaciones, pero ello es algo que implica tiempo, al tratarse de un procedimiento judicial adicional, aunque sea preparatorio del pleito principal.

Dicho todo lo anterior, una solución intermedia (sin que podamos afirmar que nos sirva en todos los casos, ya que ello dependerá de la legislación y práctica judicial de cada país), sería disponer de un mail de la empresa compradora donde nos confirme la correcta recepción de la mercancía.

Esa manifestación implicaría tanto la recepción en sí, como la conformidad con el estado de la mercancía, es decir, que no tiene ningún defecto (que es una de las excusas más frecuente con las que nos encontramos, aunque suelen tener poco recorrido, dado que casi nunca están en condiciones de probar que efectuaron las “reservas” en el plazo que marcan las leyes o los convenios internacionales de transporte).

Esto último se puede hacer por la misma persona que está gestionando el envío, o por el agente: una vez nos conste que la mercancía ha sido recibida, conviene pasarle un mail a la empresa y pedirles que nos confirmen que lo ha recibido y está todo conforme.

Esto debería hacerse cuando la cosa está “en caliente”; es decir, lo más pronto posible a la fecha de recepción de la mercancía, ya que si esperamos a que llegue la fecha de pago y pedimos esa confirmación, el deudor puede ya no contestar o contestar con “evasivas”. De cualquier modo, hay que tener en cuenta, para tranquilidad de las empresas exportadoras, que es el comprador quien debe verificar el estado de la mercancía en el momento de la recepción y efectuar, en su caso, las reservas oportunas.

En ocasiones se objeta también, en el momento de la reclamación extrajudicial (o judicial) que «no había continuidad» en la línea de fabricación (bien por tratarse de modelos agotados, empresas azulejeras que ya no continúan fabricando, etc.) y que esta falta de continuidad les estaría causando un perjuicio.

En realidad, esta alegación (que, como digo es muy frecuente) no se sostiene, siempre que se trate de compras autónomas o separadas, aunque pudiera haber una cierta recurrencia en los pedidos. Cuestión distinta es que pudiéramos hallarnos ante un contrato de duración (como pueda ser el de suministro), con una serie de derechos y obligaciones asumidas por las partes.

Como última recomendación, nos vamos a referir al plazo: plazo para conservar la documentación de la operación, y para iniciar la reclamación. Es fundamental no destruir la documentación correspondiente a operaciones no cobradas; y como tal, entiéndase además de las facturas y de la cuenta contable, así como los mensajes de correo electrónico intercambiados con la empresa compradora.

Para finalizar, y aunque parezca una cosa obvia, no está de más recordar a las empresas hacer una revisión periódica de las cuentas pendientes de cobro, ya que cuanto antes se pone en marcha la reclamación, más posibilidades habrá de recobrar la deuda.

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